Muhasebe Birimleri İş Grupları ve Görev Tanımları
.C.
MALİYE BAKANLIĞI
Muhasebat Genel Müdürlüğü
Sayı
: B.07.0.MGM.0.03-01.02.T/
Konu :
Muhasebe Birimleri İş Grupları ve Görev Tanımları
..........................................................................
Bilindiği üzere; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol
Kanununun 61’inci maddesinde defter, kayıt ve belgelerin usulüne uygun olarak
tutulmasından, muhafaza edilmesinden ve denetim için hazır bulundurulmasından
muhasebe yetkililerinin sorumlu oldukları, 8’inci maddesinde de her türlü kamu
kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların
kaynakların muhasebeleştirilmesinden ve raporlanmasından sorumlu ve yetkili
kılınmış mercilere hesap vermek zorunda oldukları belirtilmiştir. Muhasebe
Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları
Hakkında Yönetmeliğin 36’ncı maddesinin ikinci fıkrasında ise “Yönetim
dönemi hesabı, görev başındaki muhasebe yetkilisi tarafından, mevzuatında
belirtilen süre içerisinde yetkili mercilere verilir” hükümleri yer
almıştır. Anılan Kanun ve Yönetmelikteki bu hükümlere göre, muhasebe yetkilileri yönetim
dönemi hesabını Sayıştay’a verme konusunda birinci derecede görevli ve
sorumludurlar.
Muhasebe yetkililerinin bu görevlerinden doğan
sorumluluklar, idari olduğu kadar mali sorumlulukları da beraberinde
getirmektedir. Nitekim 14.06.2007 tarihli ve 5189/1 nolu Sayıştay Genel Kurul
Kararında; uygunluk denetiminin ve hesap yargısının temelini muhasebe birimi
hesaplarının oluşturduğu belirtilerek yönetim dönemi hesabının verilmesinde
muhasebe yetkililerinin birinci derece sorumlu oldukları ifade edilmiştir.
Yine aynı kararda, muhasebe yetkililerinin görev ve
sorumluluklarının belirlendiği, 5018 sayılı Kanunun 61’inci maddesinde yer
alan; “Muhasebe yetkilileri ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve eki
belgeler üzerinde;
a) Yetkililerin imzasını,
b) Ödemeye ilişkin ilgili mevzuatında sayılan belgelerin
tamam olmasını,
c) Maddi hata bulunup bulunmadığını,
d) Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgileri
Kontrol etmekle yükümlüdür.
…
Muhasebe yetkilileri, 34 üncü maddenin birinci fıkrasındaki
ödemeye ilişkin hükümler ile bu maddenin üçüncü fıkrasında belirtilen ödemeye
ilişkin kontrol yükümlülüklerinden dolayı sorumludur.” hükümleri gereğince, tespit edilecek kamu zararlarında
muhasebe yetkililerinin kontrol yükümlülüğüne ve noksanlığın türüne göre tek
başına ve/veya harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlileriyle birlikte mali
sorumluluğuna hükmedileceği belirtilmektedir.
Muhasebe yetkilileri,
5018 sayılı Kanun ve ikincil düzenlemelerle kendilerine verilen görevleri ve
sorumlulukları muhasebe birimi personeli ile yerine getirmektedir. Söz konusu personelin dış denetim açısından mali
sorumluluğundan bahsedilememekle birlikte, idare hukuku düzenlemeleri açısından
idari sorumlulukları bulunmaktadır.
Belirtilen görev ve sorumlulukların etkin bir biçimde yerine
getirilebilmesi için, muhasebe birimlerindeki işlem süreçlerinin
tanımlanmasının ve nesnel bir görev bölümünün oluşturulmasının önemi ortaya
çıkmakta ayrıca, muhasebe
birimlerinde görev yapan personelin görev unvanlarına göre iş tanımlarının
yapılması, önem arz etmektedir.
Bakanlığımıza bağlı muhasebe birimlerinde işlem süreçleri,
görev tanımları ve iş bölümüne ilişkin “Maliye Bakanlığı Muhasebe Birimleri İşlem Yönergesi”
oluşturma çalışmaları devam etmekte olup, söz konusu yönergenin
yürürlüğe girmesine kadar muhasebe birimlerinde 5018 sayılı Kanunla tanımlanan
muhasebe hizmetinin yerine getirilmesi ile ilgili iş ve işlemlerin aşağıda yer
alan görev dağılımı ve açıklamalar çerçevesinde yapılması gerekmektedir.
1- Görevliler
a)
Muhasebe Yetkilisi
b)
Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı
c)
Muhasebe Uzmanı
d)
Muhasebe Şefi
e)
Veznedar, Muhasebe Memuru ve Diğer Personel
2- İş Grupları
a)
Bütçe Gelirleri İşlemleri
i) Gelir tahakkukları
ii) Kişilerden Alacaklar
b)
Bütçe Giderleri İşlemleri
i) Maaş ve özlük işleri
ii) Tedavi Giderleri
iii) Harcırah Ödemeleri
iv) Taahhüde Bağlı Harcamalar
v) Diğer Harcamalar
c)
Vezne İşlemleri
i) Kasa
ii) Banka
d)
Ön Ödeme İşlemleri
e)
Emanetler ve İcra İşlemleri
f)
Ödenek İşlemleri
g)
Taşınır ve Duran Varlık İşlemleri
h)
Diğer İşlemler
3- Servisler:
Yukarıda yer alan iş guruplarının
her biri için bir servis kurulabileceği gibi muhasebe birimindeki her bir iş
grubundaki iş yoğunluğu dikkate alınarak birden fazla iş grubu tek serviste
toplanılabilecek veya iş grupları muhasebe hizmeti verilen birimler itibarıyla
birden fazla servise bölünebilecektir.
4- Görev tanımları
a) Muhasebe Yetkilisi: 5018 sayılı Kanunda tanımlanan muhasebe hizmetlerinin
yürütülmesinden ve muhasebe
biriminin yönetiminden sorumludur. Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi,
Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte ve
ilgili genel tebliğde yer alan devir yetkisi saklı kalmak üzere muhasebe işlemlerinde nihai imza
yetkisine sahiptir.
b) Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı: İş gruplarına göre yapılan görev dağılımında kendine bağlı
olan iş grupları veya servislerin yönetiminden ve yetki devri çerçevesinde kendisine devredilen iş
gruplarına ait muhasebe işlemlerinde nihai imza yetkisine, yetki sınırını aşan işlemlerde
kontrol yetkisine sahip olup, muhasebe yetkilisine karşı sorumludur. Muhasebe kayıtlarına alınan
ve veri girişi tamamlanan belgeleri; yetkililerin imzası, hak sahibinin
kimliği, maddi hata ve belgelerin tamam olması yönünden kontrol ederek muhasebe
yetkilisine iletir.
c) Muhasebe Uzmanı: Muhasebe yetkilisi ve/veya muhasebe yetkilisi yardımcısı
tarafından iş grupları ve iş bölümü çerçevesinde kendisine verilen işlemleri
yaparak sonuçlandırmak, aynı iş grubunda yer alan diğer personelin işlemlerini
kontrol etmek, muhasebeleştirme belgeleri ile muhasebe birimlerine intikal eden
evraktan kendi iş grubuna ait olanların ilgili personele dağıtılması ile
görevli ve yetkili olup, muhasebe
yetkilisi yardımcısı ve/veya muhasebe yetkilisine karşı sorumludur.
Muhasebe uzmanı, muhasebe kayıtlarına alınan ve veri girişi tamamlanan
belgeleri; yetkililerin imzası, hak sahibinin kimliği, maddi hata ve belgelerin
tamam olması yönünden kontrol ederek muhasebe yetkilisi yardımcısına
iletir.
d) Muhasebe Şefi:
İş grupları ve iş bölümü çerçevesinde kendisine bağlı servisin işlemlerini
kontrol etmek, muhasebeleştirme belgeleri ile muhasebe birimlerine intikal eden
evraktan kendi servisine ait olanların ilgili personele dağıtılması ile görevli
ve yetkili olup, muhasebe
yetkilisi yardımcısı ve/veya muhasebe yetkilisine karşı sorumludur. Muhasebe
şefi, muhasebe kayıtlarına alınan ve veri girişi tamamlanan belgeleri;
yetkililerin imzası, hak sahibinin kimliği, maddi hata ve belgelerin tamam
olması yönünden kontrol ederek muhasebe yetkilisi yardımcısına iletir.
e) Veznedar, Muhasebe Memuru ve Diğer Personel: İş grupları ve iş bölümü
çerçevesinde bulunduğu serviste kendisine verilen işlemleri gerçekleştirmekle
görevli olup, servis yöneticileri ve muhasebe yetkilisine karşı sorumludur.
Muhasebeleştirme belgeleri ile muhasebe birimlerine intikal eden evrakı ve belgelerin
tamam olması yönünden kontrol ederek muhasebe kayıtlarına alır ve kontrol
edilmek üzere muhasebe
uzmanına ve/veya muhasebe şefine iletir.
Ayrıca; Muhasebe Uzman Yardımcılarının yetişme döneminde
oldukları dikkate alınarak, Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü Muhasebe
Uzmanlığı Görev, Çalışma ve Atama Yönetmeliğinin 24 ve 25’inci maddelerinde yer
alan hükümler ile Genel Müdürlüğümüzden gelen talimatlar doğrultusunda mesleki
gelişmelerine imkan sağlayacak çalışma ortamı sağlanacaktır.
Muhasebe Yetkililerince; muhasebe birimine ait iş bölümü
yukarıda yer alan esaslar çerçevesinde; iş grupları, iş yoğunluğu ve muhasebe
biriminde bulunan unvanlar itibariyle, personel sayısı ve muhasebe birimlerince
yürütülen diğer işlemler de göz önüne alınıp görev ve sorumluluk sınırları
açıkça belirlenerek, idari hiyerarşiyi gözeten etkin bir yatay ve dikey kontrol
sistemini destekleyecek ve mükerrer çalışmaya da yer vermeyecek şekilde
planlanacaktır. Hiyerarşik olarak muhasebe biriminde bulunmayan unvanlar için
tanımlı görev ve yetkiler bu unvanlar atlanarak görev tanımlarında yer alan
işlem ve yetkilerin birleştirilmesi suretiyle düzenleme yapılacak, böylece
kontrol sisteminin aksatılmamasına özen gösterilecektir. Muhasebe yetkilileri
muhasebeleştirme işlemlerinde say2000i üzerinde (500) düzeyinde (kayıt, kontrol
ve onay yetkisi) yetkilendirilmiş olup, muhasebe birimlerinde görev yapan diğer
personelin yetki düzeyleri iş bölümüne göre yürütülen görevler de dikkate
alınarak muhasebe yetkililerince belirlenecektir.
Muhasebe
Yetkililerince; diğer birimlerin muhasebe uygulamaları ile ilgili tereddüde
düşülen konulara ilişkin taleplerine verilecek görüş yazıları, Sayıştay
sorgularına verilecek olan cevaplar ve Sayıştay ilamlarının takibi, mahkemeler
nezdinde muhasebe birimince cevaplandırılması gereken savunma yazılarının
hazırlanması gibi görevler öncelikle Muhasebe Uzmanlarına verilecektir. Ayrıca, muhasebe işlemi
hatalarının mahallinde düzeltilmesi ve merkeze iletilen sorunların en aza
indirilmesini teminen, aylık ve günlük kontrol raporlarının alınarak kontrol
edilmesi görevleri de öncelikle Muhasebe Uzmanlarına verilecektir.
Muhasebe yetkilileri yapacakları iş bölümünde, iş grupları
ve/veya parasal tutarlar olarak hangi işlemlerin ayrıca muhasebe uzmanının
kontrolüne tabi olduğunu belirteceklerdir.
178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri
Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 3816 sayılı Ödeme Gücü Olmayan
Vatandaşların Tedavi Giderlerinin Yeşil Kart Verilerek Devlet Tarafından
Karşılanması Hakkında Kanun ve 2022 sayılı 65 Yaşını Doldurmuş Muhtaç, Güçsüz
ve Kimsesiz Türk Vatandaşlarına Aylık Bağlanması Hakkında Kanun ve diğer
düzenlemelerle muhasebe müdürlükleri ve malmüdürlüklerine verilen ve muhasebe
hizmeti tanımında yer almayan işlemlerde muhasebe biriminin personel durumu da
dikkate alınarak, muhasebe
uzmanlarına görev verilmeyecektir.
Muhasebe Yetkilisi
Yardımcısı bulunmayan muhasebe birimlerinde Muhasebe Uzmanı bulunması halinde
Muhasebe Yetkililiğine vekalet görevi bu personele verilecektir.
Defterdarlıklar,
muhasebe işlemlerinin her bir muhasebe biriminde aksamadan yürümesini temin
etmek üzere muhasebe birimlerinde çalışan il atamalı personelin il içinde
dengeli bir şekilde dağılımını sağlamak üzere, personel politikasını oluşturarak
gerekli tedbirleri alacaklardır.
Merkez atamalı personelin görev yerleri, muhasebe biriminin
iş yoğunluğu, coğrafi, ekonomik, sosyal, kültürel ve ulaşım şartları,
ilgililerin talep ve özür halleri ile hizmetin gereği dikkate alınarak Bakanlığımızca
belirlenmektedir. Merkez
atamalı personelin il içerisinde 60 günden daha uzun süre ile geçici görevle
görevlendirilmemesi esas olup, Defterdarlıklar merkez atamalı personelin il
içerisindeki 60 günü aşan yer değişikliklerini gerekçesini de belirtilmek
şartıyla Bakanlığımıza (Muhasebat Genel Müdürlüğüne) bildirmek ve uygun görüş
almak suretiyle yapabileceklerdir.
Bilgilerini ve gereğini rica ederim.
Ömer DUMAN
Bakan a.
Genel Müdür
DAĞITIM:
81 İl Valiliğine
Merkez Döner Sermaye Saymanlıklarına