1-İhtiyacın ortaya çıkması
2-Teknik şartnamenin veya projenin hazırlanması
3-Yaklaşık Maliyetin hazırlanması
4-Onay belgesinin düzenlenmesi
5-Piyasa fiyat araştırması yapacak kişilerin görevlendirilmesi
6-Piyasa fiyat araştırmasının yapılması
7-Sözleşme yapılması
8-Alımların Kamu İhale Kurumu’na bildirilmesi.
1. İHTİYACIN ORTAYA ÇIKMASI
Kamu alımları süreci ihtiyacın ortaya çıkmasıyla başlar. Ancak bu ihtiyaç idarenin yerine getirmekle yükümlü olduğu görev veya hizmetlerin gerekleri doğrultusunda önceden planlanmış olmalıdır. Böyle bir yaklaşım satın alma sürecinde Kanunda belirtilen temel ilkeleri hayata geçirmeyi de mümkün kılacaktır.
Bilindiği üzere idareler, diğer temel ilkelerin yanı sıra ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla da yükümlüdürler. Bu nedenle, ilk adım olarak ihtiyacın doğru tespit edilmesi büyük önem arz etmektedir.
İdarece, tespit edilen ihtiyacın giderilebilmesi, dolayısıyla mal veya hizmet satın alınabilmesi, yapım işlerinin yaptırabilmesi için yeterli ödeneğe sahip olunması zorunludur.
4734 sayılı K.İ.K’nun da ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamayacağı hükme bağlanmıştır. Diğer taraftan, idarelerin süreklilik arz eden ihtiyaçlarının giderilebilmesi için, ertesi mali yıl bütçesi yürürlüğe girmeden önce ihalenin/alımın başlaması ve sonuçlandırılması mümkün bulunmaktadır.
İhtiyacın Ortaya Çıkması
ØKamu alımları süreci ihtiyacın ortaya çıkmasıyla başlar. Ancak bu ihtiyaç idarenin yerine getirmekle yükümlü olduğu görev veya hizmetlerin gerekleri doğrultusunda önceden planlanmış olmalıdır. Böyle bir yaklaşım satın alma sürecinde Kanunda belirtilen temel ilkeleri hayata geçirmeyi de mümkün kılacaktır.Bilindiği üzere idareler,diğer temel ilkelerin yanı sıra ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla da yükümlüdürler. Bu nedenle, ilk adım olarak ihtiyacın doğru tespit edilmesi büyük önem arz etmektedir.(personel.gop.edu.tr/hizmetici/ihale/dogrudantemin.ppt)
---
ØBu konuda standart form olmayıp idareler kendileri belirler. Belirlenen form da;
Ø1. “Harcama Talep Formu” nda istenilen bilgiler tam ve anlaşılır olarak yazılmak suretiyle yer almalıdır. Talep eden tarafından imzalanmalıdır.
Ø2. Destek birimi, gelen evrak işlemleri çerçevesinde tarih ve sayı vermek suretiyle talebin mevzuat ve bütçe değerlendirmesi yapmak üzere teslim alır ve aşağıda belirtilen iş ve işlemleri yapar:
§a.Talebin doğrudan temin usulüyle gerçekleştirilebilme durumunu ihale mevzuatına göre değerlendirilmesi.
§b.Talebin yaklaşık maliyetinin tespit edilmesi.
§c.4734/22. maddesinin (d) bendine göre yapılacak alımlarda, Yaklaşık maliyete göre parasal limitlere uygunluğunun kontrol edilmesi.
§d.4734/22. maddesinin (a), (b) ve (c) bentlerine göre yapılacak alımlarda “Tek Kaynaktan Temin Edilen Mallara/Hizmetlere İlişkin Form (KİK026.0/M-H)” düzenleyerek gerekçelerini açıkça belirlenmesi.
•
§f. Bütçe tertibindeki kalan ödeneği yaklaşık maliyete göre değerlendirilmesi.
§g. İşin gerçekleştirilebilme zamanını; satın almanın gerçekleştirilmesi, Ayrıntılı harcama programı ve diğer unsurlara göre değerlendirilmesi.
§e.Talebin karşılanacağı bütçe tertibini tespit edilmesi.
Ø3. Destek birimince değerlendirilen harcama talebi harcama yetkilisi ve üst yönetimin onayına sunulur.
Ø4. Harcama yetkilisi ve üst yönetim, sorumlulukları çerçevesinde harcama talebini değerlendirerek, kısmen veya tamamen gerçekleştirilmesine veya iptal edilmesine karar vermek suretiyle gereği için destek birimine geri gönderir.
Ø5. İptal edilen harcama talebi ilgilisine geri gönderilir.
Ø6. Gerçekleştirilmesine karar verilen talepler için Onay Belgesi düzenlenir ve satın alma görevlileri belirlenir.
•
Eshabil KARABIYIK-İç Denetçi
2. TEKNİK ŞARTNAMENİN VEYA PROJENİN HAZIRLANMASI
Ortaya çıkan ihtiyacın giderilmesi için gerek duyulan mal veya hizmet yada yapım işlerinin satın alınabilmesi için gerekli olan ikinci adım, bunların ihtiyacı giderebilecek niteliklerinin detaylı olarak tespit edilmesidir. Tespit edilen bu özelliklere ve teknik kriterlere teknik şartnamelerde yer verilir. Teknik şartnameler, ihale dokümanının bir parçasıdır.
Teknik şartnamelerde idarenin isteğinin açık, net ve tereddüte yer vermeyecek şekilde belirtilmesi gerekir. Teknik şartnamelerin, ihtiyaç konusu mal, hizmet veya yapım işi ile ilgili yürürlükteki mevzuata uygunluğu sağlanmalıdır.
----
Teknik Şartnamenin Hazırlanması(Gerekiyorsa)
ØDoğrudan temin uygulamasında şartname ve sözleşme düzenlenmesi idarenin takdirinde bir husus olmakla birlikte özellikle süreli alımlarda, bir başka ifadeyle işin gerçekleştirilmesinin belli bir süreye bağlı olduğu mal, hizmet veya yapım işlerinde sözleşme düzenlenmesinin gerekli olduğu kanaatini taşımaktayız.
•Şartname ve sözleşme düzenlenecek hallerde;
•- Uygulama Yönetmelikleri ekinde yer alan Tip Sözleşme ve Tip Şartnamelerin kullanılma zorunluluğu,
•- 4734 sayılı Kanunun 27 nci maddesinde düzenlenen idari şartnamede bulunması zorunlu hususlara uyma zorunluluğu,
•- 4735 sayılı Kanunun 7 nci maddesinde düzenlenen sözleşmede bulunması zorunlu hususlara uyma zorunluluğu,
•olmaksızın, işin niteliğine göre; sözleşmenin konusunu, bedelini, süresini, tarafların hak ve yükümlülüklerini belirleyen bir sözleşme metni kullanılabilecektir.
ØAlınacak malın teknik kriterleri ve özellikleri, ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamede düzenlenir. Teknik kriterlerin ve özelliklerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve fırsat eşitliğini sağlaması zorunludur.
Ø Teknik şartnamede, belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmadığı veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmadığı hallerde, “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.
ØTeknik şartnamedeki düzenlemelerin; ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunca yapılacak inceleme ve değerlendirmelerde tereddüt oluşturmayacak şekilde açık olması gerekir.
ØAlım konusu malın niteliği ve bu Yönetmelikte öngörülen düzenlemeler esas alınarak yüklenicinin personel çalıştırmasının öngörülmesi halinde, bu personelin sayısı ve niteliği teknik şartnamede veya sözleşme tasarısında belirtilir.
ØTeknik şartnamede, alım konusu malın montajı ve satış sonrası servisi ile yedek parçasının sağlanmasına yönelik düzenleme yapılabilir.
Eshabil KARABIYIK-İç Denetçi
3. YAKLAŞIK MALİYET
Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, ilgili uygulama yönetmeliklerinde belirlenen esas ve usuller uyarınca ayrıntılı miktar ve fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir.
Ödenek miktarı belirlenirken yaklaşık maliyet tutarına ilgili mevzuatına göre Katma Değer Vergisi de dahil edilir.
İhale onay belgesi düzenlenirken ekinde yaklaşık maliyet hesap cetveli de yer alır. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilanlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.
---------------
Ø4734/22 (d) maddesine göre ihtiyaçları temin ederken alım bir ihale usulü olmadığından yaklaşık maliyetin tespiti zorunlu olmamakla birlikte, ilk önce 4734/9 maddesine göre yaklaşık maliyet tespit etmek gerekir. Yaklaşık maliyet tespit etmeden karşılanacak ihtiyacın belirlenen parasal tutarın altında kalıp kalmadığı bilinemez.
ØBu nedenle 4734/22 (d) bendine göre yapılacak alımlar için öncelikle yaklaşık maliyet hesap cetvelinin idarece hazırlanması ve hesap cetvelinin ihale yetkilisine onaylattırılması gerekmektedir
ØYukarıda da ifade edildiği gibi doğrudan temin bir ihale usulü değildir ve Kanunun ihale usulleri için öngördüğü kuralların doğrudan temin sürecinde uygulanma zorunluluğu bulunmamaktadır.
ØBu çerçevede, Kanunun 9 uncu maddesinin düzenleniş biçiminden, yaklaşık maliyet hazırlama zorunluluğunun ihale usulleri kullanılarak yapılacak alımlar için getirildiği, bir ihale usulü olmayan doğrudan teminde 9 uncu maddeye ve Uygulama Yönetmeliklerinin konuyu düzenleyen hükümlerine uygun bir yaklaşık maliyet hesabı çıkarmanın zorunlu olmadığı anlaşılmaktadır. Kamu İhale Genel Tebliğinde de bu tür bir zorunluluk öngörülmemiştir.
4734 sayılı Kanuna göre zorunlu olmayan bu uygulama ile ilgili olarak ise, doğrudan teminle yapılacak alımdan önce yaklaşık maliyet hazırlamanın alım süreci bakımından teknik ve/veya hukuki bir fayda sağlayıp sağlamayacağı ile bu konuda idarelere zorunluluk getiren başka bir mevzuat hükmünün bulunup bulunmadığı noktasından değerlendirme yapılması gerekmektedir.
Øİdare yaklaşık maliyetin hesaplanmasında; alım konusu malın niteliğini, miktarını, teslim süresini, nakliyesini, sigortasını ve diğer özel şartlarını belirterek KDV hariç fiyat bildirilmesini ister. Ancak, idare, gerçek piyasa fiyatlarını yansıtmayan ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasında hatalara sebep olabilecek fiyat bildirimlerini ve proforma faturaları değerlendirmeye almaz.
Øİdare, alım konusu malın özelliğine göre kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından fiyat isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.
Øİdare, piyasada alım konusu malı üreten veya pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden de fiyat bildirimi veya proforma fatura isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.
Øİdare, alım konusu mala ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğlerinde yer alan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Bu fiyatlarda KDV veya farklı nitelikte giderler bulunması durumunda bu giderler fiyatlardan indirilerek yaklaşık maliyet hesaplanır.
Øİdare, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfalarında yayımlanan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.
Eshabil KARABIYIK-İç Denetçi
------------------------
Yaklaşık Maliyet Hazırlanması gerekli midir?
Ne Kamu İhale Kanununda, ne uygulama yönetmeliklerinde, ne de Kamu İhale Genel Tebliğinde bu hususta açıklayıcı bir hüküm bulunmamaktadır.
“Ancak bu bent 22-d kapsamında gerçekleştirilecek yapım işlerinde fiyat araştırmasının, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde belirlenen yaklaşık maliyetin hesaplanmasına ilişkin esas ve usullere göre yapılması zorunludur.” Genel Tebliğ
Diğer taraftan, tek kaynaktan temin edilecek alımlarda kullanılacak standart formlarda (KİK021.0/H ve KİK022.0/M) yaklaşık bedel hazırlanmasına ilişkin açıklamalar yer aldığından dolayı, 22 nci maddenin a,b ve c bentlerine göre yapılacak alımlarda yaklaşık maliyet hazırlanması zorunlu, diğer bentleri için ise zorunlu değildir
Mehmet Sinan KORALTAN-Maliye Bakanlığı Muhasebat Başkontrolörü
4. ONAY BELGESİNİN DÜZENLENMESİ
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanun’unun 32’nci maddesi hükmüne göre kamu idarelerince bütçeden bir giderin yapılabilmesi harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür.
Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, bütçe tertibi ile gerçekleştirme usulü ve gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır. Kamu ihale mevzuatına göre düzenlenmesi öngörülen ihale onay belgesi ile onay belgesinde de harcama talimatındaki bilgiler yer almakta ve ihale yetkilisi olarak harcama yetkilileri bu belgeleri imzalamaktadır.
Bu alım yönteminde de ihtiyacın karşılanmasının gerekliliği, karşılanma yöntemi, ödenek durumu, avans ve/veya fiyat farkı verilip, verilmeyeceği gibi hususlarda ihale yetkilisinden onay alınması zorunludur ve bu işlem onay belgesiyle gerçekleşecektir.
İhale yetkilisi onay belgesiyle ihtiyacın karşılanmasına ve bütçede bu ihtiyaç için ayrılan ödeneğin kullanılabilmesine ön izin vermenin yanında, bu ihtiyacın Kanun’un 22’nci maddesinde sayılan hallerden birisine girdiği ve doğrudan teminle karşılanabileceği hususuna da olur vermektedir.
Bu nedenlerle doğrudan temin uygulamasında ihale yetkilisinden mutlaka bir onay belgesi alınması gerekmektedir.
----
Onay
Doğrudan temin yöntemi ile gerçekleştirilecek alımlarda “onay belgesi” düzenlenmesi zorunludur. Zira, herhangi bir alımın doğrudan temin kapsamına girip girmediği, ödenek durumu, işin nev'i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı vb. hususların tespiti onay belgesi ile somutlaştırılacaktır.
ØDoğrudan teminde Kanunun ihale usulleri için öngördüğü kuralların uygulanma zorunluluğu bulunmamakla birlikte, doğrudan teminin doğasıyla çelişmeyen genel kuralların uygulanması gerekmektedir. Bunlardan birisi de ihale yetkilisinden alınması gereken onay belgesidir. Zira, doğrudan temin bir ihale usulü olmamakla birlikte, Kamu İhale Kanunu kapsamında gerçekleşen ve kamu gideri gerektiren bir alım yöntemidir. Bu alım yönteminde de ihtiyacın karşılanmasının gerekliliği, karşılanma yöntemi, ödenek durumu, avans ve/veya fiyat farkı verilip verilmeyeceği gibi hususlarda ihale yetkilisinden onay alınması zorunludur ve bu işlem onay belgesiyle gerçekleşecektir.
Øİhale yetkilisi onay belgesiyle ihtiyacın karşılanmasına ve bütçede bu ihtiyaç için ayrılan ödeneğin kullanılabilmesine ön izin vermenin yanında, bu ihtiyacın Kanunun 22 nci maddesinde sayılan hallerden birisine girdiği ve doğrudan teminle karşılanabileceği hususuna da olur vermektedir. Bütün bu nedenlerle doğrudan temin uygulamasında da ihale yetkilisinden mutlaka bir onay belgesi alınması gerekmektedir. Bu husus 25.07.2005 tarih ve 25886 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliğinde de zorunlu tutulmuştur.
Eshabil KARABIYIK-İç Denetçi
5. PİYASA FİYAT ARAŞTIRMASI YAPACAK KİŞİLERİN GÖREVLENDİRİLMESİ
Kanun’un 22’ nci maddenin son fıkrasında; “Bu maddeye göre yapılacak alımlarda, ihale komisyonu kurma ve 10 uncu maddede sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir.” denilmektedir.
Görevlendirme bizzat ihale yetkilisi/harcama yetkilisi tarafından ve yazılı olarak yapılmalıdır.
Görevlendirme ayrıca yazılı biçimde yapılabileceği gibi, ihale yetkilisince onay belgesine düşülecek bir kayıtla da yapılabilir.
Örneğin; ihale yetkilisi onay belgesinin imzalanması aşamasında yine onay belgesine söz konusu alımda görevlendirilen kişi veya kişileri belirleyerek yazabilecektir.
Doğrudan temin konusu ihtiyacın niteliğine uygun biçimde görevlendirme yapılmalıdır. Temin sürecinin tamamından sorumlu olacak bu kişilerin veya yeteri kadarının işin uzmanı olmalarında yarar vardır.
6. PİYASA FİYAT ARAŞTIRMASININ YAPILMASI
Kanun’un 22’nci maddesinin son fıkrasında, maddenin farklı durumları düzenleyen bütün bentleri için geçerli olmak üzere;
“....ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir” denilmektedir.
Kanun’un “piyasada fiyat araştırması” yapılmasına vurgu yapan düzenlemesinden, bu şekilde temin edilecek ihtiyacın gerçek piyasa rayiçlerine uygunluğunun sağlanmasının zorunlu olduğu, bunu sağlamaya yönelik olarak, görevli kişi veya kişilerce gerekli her türlü piyasa fiyat araştırmasının yapılması gerektiği sonucunu çıkartmak mümkündür.
Doğrudan temin yöntemiyle gerçekleşecek bir alım süreci katılıma ve rekabete açık bir süreç olmaması nedeniyle, görevli kişi veya kişilerce yapılacak piyasa araştırmasının sağlıklı ve gerçekçi tespitlere dayanması muhtemel idare zararlarının önlenmesi açısından çok önemlidir.
Kamu alımları sisteminde idarenin sağlamaya çalıştığı en önemli sonuç uygun malın uygun zamanda ve uygun fiyatla alınmasıdır. Bu sonucun sağlanmasına ilişkin sorumluluk ise, tümüyle, idare adına bu sürece katılan kamu görevlilerine aittir. Bu nedenle piyasa fiyat araştırmasına yönelik çalışmaların somut, hesap edilebilir ve dayanaklarıyla birlikte kanıtlanabilir olması gereklidir.
Görevlendirilen kişi veya kişiler piyasadan fiyat araştırması yaparak mal veya hizmeti fatura veya Fatura yerine geçen belgeler karşılığı satın alır.
Görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından “Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı” düzenlenir.
Piyasa fiyat araştırması tutanağının altına İhale Yetkilisi tarafından uygundur şerhi konulması zorunlu olmamakla birlikte, konulması harcama yetkilisini yapılan araştırmayı uygun bulduğunun belirtilmesi bakımından yararlı olacaktır.
---
Tekliflerin Mektuplarının Düzenlenmesi, Dağıtılması ve Değerlendirilmesi
Øİdare, satın alınacak mal veya hizmetin tam tanımını teklif mektubu üzerinde veya ekinde yer alan teknik şartnamede yapmalıdır
Øİdare, teklif mektubunda mal veya hizmetin teslim süresi ve şartlarını belirtmeli, isteklilerce belirlenecek teklif süresinin belirtilmesini istemelidir.
ØSatın alma ile ilgili olarak teminat istenmişse teminatın usulüne uygun olarak ve yeterli miktarda verilip verilmediği kontrol edilmelidir.
ØAlımla ilgili teknik ve idari şartname düzenlenmişse, verilen teklifler değerlendirmeye alınmadan önce, teklif edilen malın düzenlenmiş şartnameye uygunluğu tespit edilmelidir.
ØBirden fazla kalemi ihtiva eden alımlarda tekliflerin kalemler itibarı ile değerlendirilebileceği belirtilmelidir.
ØDoğrudan temin yolu ile ilgili alımlarda, yazılı teklifler üzerinden gerektiğinde sözlü pazarlık yapılabileceği de belirtilmelidir.
ØTekliflerin ilgilileri tarafından imzalanmış olduğuna dikkat edilmelidir. Özellikle sözlü pazarlık sırasında muhatap olunan isteklinin yetkili olup olmadığı araştırılmalı ve tespit edilmelidir.
Piyasa Fiyat Araştırma Süreci
Doğrudan temin uygulamasında piyasa fiyat araştırması yapacak kişilerin görevlendirilme şekil ve yöntemi nasıl olmalıdır?
22 nci maddenin son fıkrasında;
“Bu maddeye göre yapılacak alımlarda, ihale komisyonu kurma ve 10 uncu maddede sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir.”
Denilmektedir.
Söz konusu hüküm sadece 22 nci maddenin (d) bendi için geçerli olmayıp, maddede düzenlenen doğrudan temin uygulamasının tüm halleri için geçerlidir.
Maddede doğrudan temini gerçekleştirecek kişi veya kişilerin görevlendirilme şekliyle ilgili her hangi bir belirleme yapılmamıştır. Ancak konuya ilişkin olarak genel düzenlemeler ve işin doğasından kaynaklanan hususlar çerçevesinde aşağıdaki tespitleri yapmak mümkündür :
ØGörevlendirmeyi ihale yetkilisinin bizzat yapması gerekecektir. İhale yetkilisi Kanunun 4 üncü maddesinde tanımlanmıştır.
ØKanunda görevlendirmenin şekliyle ilgili bir zorunluluk hükmü öngörülmemekle birlikte, görevlendirilen kişi veya kişilerin temin sürecinden (piyasa fiyat araştırması, teslim veya kabul sürecinden sorumlu olması gibi) doğrudan sorumlu olmaları, ihale komisyonu görevini ikame edecek şekilde bir görev ve yetkiyi kullanmaları bu kişilerin yazılı olarak görevlendirilmesi gereğini ortaya koymaktadır. --Görevlendirme ayrıca yazılı biçimde yapılabileceği gibi, ihale yetkilisince onay belgesine düşülecek bir kayıtla da yapılabilecektir. Örneğin, 22/d uygulamasında ihale yetkilisi onay belgesinin imzalanması aşamasında yine onay belgesine söz konusu alımda görevlendirilen kişi veya kişileri belirleyerek yazabilecektir.
ØDoğrudan temin konusu ihtiyacın niteliğine uygun biçimde görevlendirme yapılmalıdır. Kanunda görevlendirilecek kişi veya kişilerin niteliği ile ilgili bir belirleme yapılmamakla birlikte, temin sürecinin tamamından sorumlu olacak bu kişilerin veya yeteri kadarının işin uzmanı olmalarında yarar vardır. Kanunun 6 ncı maddesinde hüküm altına alınan, ihale komisyonlarının teşekkülünde en az iki kişinin işin uzmanı olması gerektiği koşulundan hareketle de bu tarz bir uygulamanın Kanunun amacına uygun düşeceği anlaşılmaktadır.
Ø- Birden fazla kişinin görevlendirildiği durumlarda, bu kişilerin koordineli bir ekip çalışması yürütmeleri gerekeceği ve temin sürecinde belli kararları almaları gerektiği ihtiyacından hareketle birisinin başkan olarak görevlendirilmesi de mümkündür.
Piyasa fiyat araştırmasında hangi yöntem ve esaslara uyulmalıdır?
ØKanunda fiyat araştırmasının şekil, yöntem ve esaslarıyla ilgili her hangi bir belirleme yapılmamıştır.
ØKonuya ilişkin olarak 22 nci maddenin son fıkrasında, maddenin farklı durumları düzenleyen bütün bentleri için geçerli olmak üzere;
Ø“....ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir”
Ødenilmektedir.
ØKanunun “piyasada fiyat araştırması” yapılmasına vurgu yapan düzenlemesinden, bu şekilde temin edilecek ihtiyacın gerçek piyasa rayiçlerine uygunluğunun sağlanmasının zorunlu olduğu, bunu sağlamaya yönelik olarak, görevli kişi veya kişilerce gerekli her türlü piyasa fiyat araştırmasının yapılması gerektiği sonucunu çıkartmak mümkündür.
ØGörevli kişilerce gerçekleştirilecek piyasa fiyat araştırmasının sağlıklı, gerçekçi ve kanıtlanabilir şekilde yapılması iki açıdan önem arz etmektedir.
ØÖncelikle, bu şekilde gerçekleşecek bir alım süreci katılıma ve rekabete açık bir süreç değildir. Zira, ihale usulleri çerçevesinde yapılacak alımlarda ekonomik açıdan en avantajlı fiyatın oluşması konusunda temel belirleyici faktör isteklilerce verilen teklifler iken, doğrudan teminde temel belirleyici faktör idarece yapılan piyasa fiyat araştırmasıdır. Bir başka ifadeyle, ihale usullerine göre yapılacak alımlarda idarenin temel görevi katılımı ve rekabeti artırmak iken (bu şartların oluştuğu her durumda zaten uygun fiyat sağlanacaktır), doğrudan teminde temel görevi sağlıklı piyasa araştırması yaparak, ihtiyacı olan alımı gerçek piyasa değerlerine uygun yapabilmektir. Böylece idare, doğrudan teminin doğasından kaynaklanan zafiyetleri ve rekabetsiz bir ortamın kendisine yükleyebileceği riski fiyat araştırması yapmak suretiyle en aza indirebilmektedir. Bu nedenle görevli kişi veya kişilerce yapılacak piyasa araştırmasının sağlıklı ve gerçekçi tespitlere dayanması muhtemel idare zararlarının önlenmesi açısından önemlidir.
Fiyat araştırmasının önemiyle ilgili bir diğer husus, bu sürece katılan kamu görevlilerinin sorumlulukları ve yapılan işlemlerin uygunluğunun kanıtlanabilirliğiyle ilgilidir. Zira, kamu alımları sisteminde idarenin sağlamaya çalıştığı en önemli sonuç uygun malın uygun fiyatla alınmasıdır. Bu sonucun sağlanmasına ilişkin sorumluluk ise, tümüyle, idare adına bu sürece katılan kamu görevlilerine aittir. Bu nedenle piyasa fiyat araştırmasına yönelik çalışmaların somut, hesabedilebilir ve dayanaklarıyla birlikte kanıtlanabilir olması gereklidir.
ØDoğrudan temin yolu ile yapılan alımlarda, teklifler idareye geldikten sonra, piyasa fiyat araştırma sürecinde birden fazla görevli bulunuyorsa, teklifler bu kişilerin huzurunda açılır ve öncelikle teklif edilen malın uygunluğu, belgeler çerçevesinde incelenir. Söz konusu inceleme yapıldıktan sonra teklifler değerlendirilir. Bu değerlendirme sırasında, ucuz olmakla birlikte tercih edilmeyen malın tercih edilmeme gerekçesi mutlaka piyasa fiyat araştırma tutanağında belirtilmelidir. Teknik şartname düzenlenmiş alımlarda teknik kişilerin piyasa fiyat araştırma sürecinde yer alması esastır. İdare teklif mektubunda ve/veya yapmışsa ilanında, düzenlemişse şartnamesinde belirtmesi koşulu ile, yazılı tekliflerle yetinmemesi halinde hazırda bulunanlardan sözlü teklif vermelerini ister ve bu çerçevede satın alma karara bağlanır.
İkinci Onay
ØDoğrudan teminde harcama yetkilisince onay verilmesi ilk aşaması ihtiyacın doğrudan teminle karşılanabilmesi için gerekli iznin alınması idi, ikincisi ise tespit edilen en uygun fiyattan alımın yapılabilmesi için verilecek onaydır.
Eshabil KARABIYIK-İç Denetçi
7. SÖZLEŞME YAPILMASI
Şartname ve Sözleşme Düzenlenmeli midir?
Kamu İhale Kurumu’nca hazırlanan ve 22/08/2009 tarih ve 27327 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliği’nde;
“Söz konusu hükümler uyarınca anılan maddede belirtilen nitelikteki ihtiyaçların karşılanmasında kolaylık sağlanması amaçlanmış olmakla birlikte, ihtiyacın niteliğine göre, ilan yapılması, teminat alınması, ihale komisyonu kurulması, isteklilerde belirli yeterlik kriterlerinin aranması ile şartname ve sözleşme düzenlenmesi gibi hususlar idarelerin takdirindedir.
22’nci madde kapsamında alımı yapılacak malın teslimi veya hizmetin yada yapım işinin billi bir süreyi gerektirmesi durumunda, alımın bir sözleşmeye bağlanmıs zorunlu olup, bir defada yapılacak alımlarda sözleşme yapılması idarelerin takdirindedir.
22’nci maddenin (c) bendi kapsamında yapılan alımlarda ise madde metninde belirtildiği üzere sözleşme yapılması zorunludur. (personel.gop.edu.tr/hizmetici/ihale/dogrudantemin.ppt)
---
Belli bir süreye ihtiyaç göstermediği için sözleşme düzenlenme zorunluluğu bulunmayan alımlarda da, yükleniciden teminat alınması, cezai yaptırımlar ön görülmesi, kabulle ilgili bir kısım prosedürler veya kabul sonrası sorumluluklar getirilmesi gibi geçerliliği yazılı kurala ihtiyaç gösteren uygulamaların tercih edildiği durumlarda da, mutlaka yazılı sözleşme düzenlenmesi gerektiği unutulmamalıdır.
Böyle bir tercih ortaya konulduğunda, daha sonra doğabilecek ihtilafların önlenmesi için, hazırlanacak sözleşme tasarısı ve idari şartname fiyat araştırması yapılan kişilere verilmelidir.
Doğrudan temin ihale yöntemi olarak kullanılmadığı için, düzenlenecek idari şartname ve sözleşme tasarısının, ilgili yönetmelikleri ekinde yer alan tip şartname ve sözleşme tasarısına uygun olması gerekli değildir, ancak istenildiği takdirde bu metinlerden yararlanılabilecektir.
Mehmet Sinan KORALTAN-Maliye Bakanlığı Muhasebat Başkontrolörü
8. DOĞRUDAN TEMİN YOLUYLA YAPILAN ALIMLARIN KAMU İHALE KURUMUNA BİLDİRİLMESİ
Kamu İhale Genel Tebliğinin 32’nci maddesinde “Doğrudan Temin Kayıt Formu” başlıklı bölümünde; “Doğrudan temin yoluyla yapılan alımlar için “Doğrudan Temin Kayıt Formu” temin tarihini takip eden ayın onuncu gününe kadar usulüne uygun olarak ilgili kısımlar doldurulduktan sonra Kamu İhale Kurumuna internet üzerinden gönderilecektir.” denilmektedir.
Tebliğ hükmü gereğince; Doğrudan Temin Usulüyle yapılan satın almalara ilişkin bilgiler görevli memurlar tarafından Kamu İhale Kurumunun sitesindeki “Doğrudan Temin Kayıt Formu” vasıtasıyla temin tarihini takip eden ayın onuncu gününe kadar usulüne uygun olarak ilgili kısımlar doldurulduktan sonra internet üzerinden Kamu İhale Kurumuna göndermeleri gerekmektedir.
personel.gop.edu.tr/hizmetici/ihale/dogrudantemin.ppt
Bu yazıyı Paylaşın
0 yorum:
Yorum Gönder