İhale işlem dosyasında yer alan belgeler

İdare, ihalesi yapılacak her iş için bir ihale işlem dosyası düzenler. Bu ihale işlem dosyası sürekli işleyen bir dosya olup, ihale süresince ihalesi yapılacak işle ilgili tüm işlemlere ait bilgi ve belgelerin muhafaza edileceği dosyadır. İhaleye ait evrak, ihale işlem dosyası haricinde bir yerde tutulmaz. Kamu ihale mevzuatına göre hazırlanan ihale işlem dosyasında, ihale sürecinde düzenlenen tüm belgeler bulunur.

 Taahhüt dosyasında ise yalnızca ödeme belgesine  bağlanması öngörülen belgelere yer verilmiştir. Bu nedenle, ilgili mevzuatına göre istenen belgelerden Yönetmelikte ve bu Tebliğde sayılmayanlar ödeme belgesine bağlanmayacak, iç ve dış denetim sırasında ilgililere ibraz edilmek üzere harcama birimlerinde muhafaza edilecektir.

Bu nedenle, İhale İşlem Dosyası; iç ve dış denetim sırasında ilgililere ibraz edilmek üzere Harcama Birimlerinde muhafaza edilecektir.

ihale işlem dosyasında  bulunacak belgeler:

1)    İhale onay belgesi

2)    Yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli

3)    İhale dokümanı (4734 sayılı Kanun/ Madde 4)

a)    İdari Şartname

b)    Teknik Şartname

c)    Sözleşme Tasarısı,

d)    Standart Formlar

4)    İlan ve/veya davet metinleri,

5)    Adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler,

6)    İhale komisyonu tutanak ve kararları,

7)    Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyatla birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde; fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemenin gerekçelerinin yer aldığı açıklama belgesi,

8)    İhale ve/veya ön yeterlik dokümanı ile düzenlenmiş ise zeyilname ve yapılmış ise açıklamalar,

9)    İhale ve/veya ön yeterlik dokümanının basım maliyetinin, dokümanın posta yoluyla satılmasının öngörülmesi halinde ise ayrıca posta maliyetinin tespitine ilişkin belge ve bilgileri içeren tutanak,

10)    Şikayet başvuruları ile bu başvurular üzerine idare tarafından alınan kararlar ve bunların bildirimine ilişkin belgeler,

11)    İtirazen şikayet başvurusunda bulunulmuş ise başvuruya ilişkin olarak idare ile Kurum arasındaki tüm yazışmalar ve Kurumun verdiği kararların onaylı örnekleri,

12)    Sözleşme bedelinin Kanunun 53 üncü maddesinin (j) bendinin (1) numaralı alt bendinde belirtilen miktarı aşması durumunda bu bedel üzerinden hesaplanacak tutarın Kurumun banka hesabına yatırıldığına ilişkin makbuzun aslı,

13)    İhale süreci ile ilgili diğer belgeler.


Kaynaklar:

-4734 sayılı Kanun /Madde 7

-Mal Alımları Uygulama Yönetmeliği Madde 18

-Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliği Madde 20

 http://strateji.erdogan.edu.tr/Files/Documents/6-odeme-emri-belgesine-ek-2752014102624.pdf

Bu yazıyı Paylaşın

• 
• 
•